Sem atrasos: 6 dicas para cumprir deadlines em projetos

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Segundo a pesquisa realizada pelo Benchmarking Brasil, 78% das organizações públicas e privadas declararam apresentar problemas de cumprimento de prazos em seus projetos. Abordaremos, neste post, principalmente a questão dos atrasos, que é uma realidade na grande maioria das empresas que desenvolvem projetos.

Podemos conceituar um projeto como sendo o conjunto de atividades que tem como objetivo criar um produto, serviço ou resultados únicos. Seja em qual for a área de atuação, os projetos sempre têm três pontos em comum: um prazo, um orçamento disponível e uma equipe para realizá-lo.

E os motivos para os projetos extrapolarem os cronogramas podem ser vários. Algumas causas de atrasos podem ocorrer por fatores externos à empresa, mas a grande maioria acontece devido a gestão inadequada, tanto de recursos quanto de pessoas.

Pensando nisso, neste post, listaremos 6 dicas importantes para cumprir deadlines e evitar atrasos no projeto:

1. Defina o escopo

Definir o escopo do projeto é o primeiro passo e também o mais importante para o sucesso na gestão de projetos, seja ela tradicional ou ágil. O escopo representa o trabalho que deve ser realizado, ou seja, o objetivo que se espera no final do projeto.

Uma boa definição do escopo permite aos gestores entenderem não só o que deve ser feito, mas também definir o que não deve ser realizado, evitando, assim, perda de tempo com retrabalhos.

2. Faça uma estimativa dos prazos

Alguns podem pensar que para cumprir as deadlines dos projetos, basta elaborar um cronograma. Cronogramas são sim fundamentais para o controle e gestão do tempo, porém, os prazos estimados devem ser realistas. Para estimar de forma correta os prazos de um projeto, é importante aprender lições e registrar o histórico de projetos passados.

Uma vez estimados os prazos, um controle assertivo das atividades deve ser realizado e, sempre que necessário, alterações nos prazos devem ser discutidas, acordadas e registradas.

3. Estime os recursos disponíveis

Cada atividade do projeto dependerá de recursos específicos para sua realização. Os recursos podem se traduzir em materiais, pessoas, custos e serviços que tornarão o projeto viável. Uma má estimativa de custos pode ser crítica para o cumprimento da deadline do projeto.

4. Entenda o que é ou não prioridade

Durante a realização do projeto, inúmeras tarefas surgirão para serem realizadas. A chave para evitar atrasos, portanto, é priorizar as tarefas mais importantes. Muita gente afirma que “não tem tempo”, mas na grande maioria das vezes, as pessoas na verdade não estão otimizando o tempo.

Cabe ao gestor de projetos fiscalizar e ajudar a equipe a desenvolver a habilidade de usar o tempo de forma inteligente.

5. Saiba delegar tarefas

Saber delegar com eficácia significa distribuir as tarefas certas às pessoas certas. Dar autonomia à equipe, capacitada para tanto, é uma forma interessante para garantir que o trabalho se desenvolva de forma mais produtiva, prática e eficaz. Além disso, a produtividade na realização de tarefas aumenta as chances de cumprir deadlines.

6. Mantenha uma boa comunicação entre os envolvidos

Todos os envolvidos no projeto, sejam gestores, equipe executora, clientes ou fornecedores, devem sempre saber o que está acontecendo. A falta de qualidade na comunicação pode ser o maior motivo para os atrasos nas entregas do projeto.

Quando a comunicação é bem estruturada desde o início, integrando todos os envolvidos, qualquer imprevisto se torna notícia rapidamente e as devidas ações para contorná-lo podem ser tomadas de forma rápida e eficiente.

Em resumo, para evitar os motivos causadores de atrasos é importante planejar, controlar ações, manter a comunicação e a motivação do time. Para ajudar os gestores, algumas ferramentas, como o Hashtrack, estão disponíveis para facilitar o controle de tempo em projetos.

Já conhecia todas essas práticas para cumprir deadlines? Se você ficou interessado nas nossas dicas de como evitar o atraso dos projetos, compartilhe este post em suas redes sociais. Divida com outras pessoas essas informações!

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